CHUẨN BỊ CHO LỄ TẾ TỔ BIỆN TỘC VIỆT NAM VÀO MÙNG 10 THÁNG 3 BÍNH THÂN/ 2016

I. Thời gian, địa điểm, thành phần
1. Thời gian: Từ 8h00 ngày 23/3/2016
2. Địa điểm: Nhà ông Biện Văn Minh, thôn 1, Cẩm Vịnh, Cẩm Xuyên, Hà Tĩnh
3. Thành phần:
- Chủ trì: Ông Biện Minh Điền - Chủ tịch Hội đồng Biện tộc
- Thư ký: Anh Biện Văn Quyền
- Các thành viên khác: Nam Đàn 7 người (ông Tráng +6); Thạch Bắc 3 người (ông Long, ông Quang, anh Huyền); Cẩm Mỹ 2 người (ông Hợi, ông Đồng); TP Hà Tĩnh 5 ngươi (ông Thưởng +2 và ông Bích +1); Thạch Hương 1 người; Cẩm Thành 2 người, Cẩm Vịnh (ông Minh + 14 người)
 
II. Nội dung
1. Báo cáo tình hình trùng tu tôn tạo mộ Tổ Mẫu Biện tộc (tại Cồn Bà, Cẩm Vịnh, Cẩm Xuyên, Hà Tĩnh)
Ông Minh và Ông Công đã báo cáo về tiến độ, đánh giá chất lượng, hình thức công trình. Theo báo cáo kinh phí xây dựng, tôn tạo mộ thì:
Nguồn thu: 198.900.000đ
Đã chi: 224.351.000
Cân đối: Thiếu (-) 25.451.000
Đề xuất: Hội đồng tiếp tục huy động nguồn để thanh quyết toán phần tôn tạo mộ với tổ thợ và nhà cung cấp vật liệu.
2. Các ý kiến về tiếp tục tôn tạo cảnh quan:
Đa số ý kiến thống nhất cần tiếp tục các công việc tiếp theo trong tôn tạo mộ Tổ Mẫu. Trong đó, chú trọng các hạng mục ưu tiên:
- Nâng nền phái đầu mộ
- Làm hàng rào bảo vệ
- Làm điện thờ
- Làm thùng công đức
3. Đánh giá một số công tác chung của Biện tộc
- Ông Biện Văn Long báo cáo đánh giá một số vấn đề liên quan đến công việc chung của họ, đề nghị các chi tộc, các nhà thờ nhánh đã nhận cờ và bản sao Bằng công nhận Di tích cần thực hiện đúng quy định về đóng góp quỹ hoạt động chung (mỗi năm 1 triệu đồng/1 nhà thờ). Hiện nay, chỉ mới 15 trong tổng số gơn 40 nhà thờ đóng góp theo quy định (Có danh sách kèm theo).
4. BÀN VIỆC GIỖ TỔ (Hoàng giáp Thanh hình Hiến sát sứ Biện Hoành vào mùng 10 tháng 3 Bính Thân/ 2016)
- Ông Biện Minh Điền thông qua chương trình dự kiến, đề xuất giải pháp tài chính và bảng phân công nhiệm vụ
- Các thành viên dự họp thảo luận chi tiết từng hạng mục và đi đến thống nhất các điểm chính như sau:
+ Về thời gian: Tổ chức trong 2 ngày 15, 16/4/2016 nhằm mùng 9, mừng 10 tháng 3 Al.
+ Về địa điểm: tại Đền thờ và Từ đường Hoàng giáp Biện Hoành (thôn 2 Nam Mỹ, xã Cẩm mỹ, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh). Lễ Giỗ Tổ tổ chức theo cách thức truyền thống.
+ Trước khi vào lễ tế Tổ (Hoàng giáp Biện Hoành, 10/3), làm lễ dâng hương mộ Tổ Mẫu (Phu nhân Hoàng giáp Biện Hoành) vào chiều ngày 9/3AL.
+ Về kinh phí: Huy động sự đóng góp của toàn thể con cháu. Ước lượng định mức mỗi cá nhân dự Giỗ Tổ đóng góp khoảng 200.000đ.
+ Về hình thức thông tin: sử dụng hình thức truyền thống và công nghệ thông tin.
- Đề nghi từng chi tộc về họp lại bà con trong chi, thông báo kết quả cuộc họp, phổ biến, vận động, kêu gọi để con cháu về Giỗ Tổ đông đủ. Hội đồng sẽ có văn bản thông báo chính thức qua email, website (http:www.bientocvietnam.vn)
+ Về Chương trình chi tiết: Có file kèm theo
+ Về phân công nhiệm vụ: các tiểu ban chính gồm:
Tiểu ban nội dung: Ông Điền, anh Quyền
Tiểu ban khánh tiết, tiếp đón: Ông Điền, ông Long (TP Vinh), ông Công (Cẩm Vịnh)
Tiểu ban nghi lễ: Ông Hòa, ông Hùng (Cẩm Vịnh)
Tiểu ban trang trí, truyền thông: Ông Tịch (Cẩm Thành), anh Quyền (Cẩm Vịnh)
Tiểu ban hậu cần: Ông Đồng (Cẩm Mỹ), Ông Tôn (Thạch Hà),…
(có bản phân công chi tiết kèm theo).
-----
                                       Cuộc họp kết thúc lúc 12h00 cùng ngày

CHỦ TRÌ       Biện Minh Điền

THƯ KÝ       Biện Văn Quyền

 

Thời gian	Hoạt động	Nội dung	Chuẩn bị	Ghi chú
Thứ 6, ngày 15/4/2016 - tức 09/3Al
Từ 8h00’	Đón đại biểu	- Tại khu đền thờ Biện Hoành (Cẩm Mỹ): Ô. Hợi, A. Bình (Cẩm Mỹ), Ô. Long (con bà Bé) - Tại Khách sạn New star: ông Công & ông Thông	- Chuẩn bị nhà ở - Đặt phòng khách san New star (nếu bà con ở xa về yêu cầu)	- Chuẩn bị nhà ở (gần khu đền thờ) tại Cẩm Mỹ cho người xa về. - Nhờ các nhà nấu cơm thường (khách ăn gửi tiền).
Từ 14h00 đến 17h00	Viếng mộ Tổ Mẫu (Phu nhân Hoàng giáp Biện Hoành)	Đại diện Hội đồng Biện tộc, anh em con cháu xa gần viếng mộ, dâng hương tại mộ Tổ Mẫu (Cẩm Vĩnh, Cẩm Xuyên, Hà Tĩnh)	Mâm lễ hương hoa, quả, quay phim chụp ảnh, thùng công đức	Ô. Minh, Ô. Hùng chịu trách nhiệm
Từ 17h00 đến 18h30	Giao lưu thể thao	- Đội bóng chuyền Biện tộc giao lưu với đội bóng Cẩm Mỹ. - Giải cầu lông Biện tộc năm 2016	- Anh Hướng (Cẩm Thành) lập danh sách đội bóng, liên hệ áo đấu (đặt 1 bộ, anh em góp tiền); - Ô. Đồng liên hệ địa phương, sân, bóng; - Ô. Công phụ trách giải cầu lông Biện tộc.
Từ 19h00 đến 20h00	Yết lễ	Ban hành lễ tiến hành các thủ tục yết lễ theo quy định	- Lễ vật - Âm thanh - Bộ lễ	Mời con cháu dự yết lễ Có ghi hình ảnh
Từ 20h00 đến 2200	Giao lưu văn nghệ	Chương trình giao lưu văn hóa văn nghệ của con cháu họ Biện và bà con sở tại. Chủ đề: Quê hương - đất nước - tình yêu...	- Âm thanh, ánh sáng - Đàn organ - MC: Biện Tịch - Rượu, hạt dưa, cháo đêm (Ô. Đồng)	Các chi tộc về dự phải đăng ký trươc để chọn bài, MC sắp xếp chương trình
Thứ 7, ngày 16/4/2016 - tức 10/3Al
Từ 5h00 đến 7h00	Chuẩn bị buổi sáng	- Dọn dẹp vệ sinh, sắp xếp nội vụ - Ăn sáng	- Dụng cụ dọn vệ sinh - Mì tôm ăn sáng
Từ 7h00 đến 7h30	Rà soát công tác chuẩn bị	- Bộ phận hành lễ: kiểm tra lại các phần trang trí, lễ vật, lễ phục,... - Bộ phận đón tiếp kiểm tra lại các biểu mẫu ghi danh, sổ, bút, hoa cài áo, thùng công đức,... - Bộ phận kỹ thuật: kiểm tra lại thiết bị, điện, băng rôn, cờ,... - Bộ phận hậu cần: kiểm tra nước, rượu, trầu,..	Kiểm tra theo bảng phân công. Thông báo trên loa, họp BTC trước và sau khi rà soát
Từ 7h30 đến 8h30	Đón tiếp đại biểu	Ô. Long phụ trách chung: - Đón đại biểu tại Miếu thờ và sắp xếp chỗ ngồi: Ô. Thưởng, Ô. Hợi, Ô. Thành (Vinh) - Ghi danh đại biểu: Lễ tân	- Sổ ghi danh - Hòm công đức - Bàn lễ tân + bảng tên
Từ 8h30 đến 9h30	Khai mạc Chính lễ	- Chương trình văn nghệ chào mừng - Khai mạc, giới thiệu ĐB: Ô. Biện Quốc Dũng - Diễn văn buổi lễ: Ô. Biện Minh Điền - Phát biểu của đại biểu	- Văn bản: Lời khai mạc; văn tế - Lễ tân: anh Hướng phụ trách
Từ 9h30 đến 11h30	Lễ Tế Tổ (Hoàng giáp Biện Hoành)	Có chương trình kèm theo - Điều hành: Ô Hòa (Cẩm Vĩnh) & ô. Hùng - Thầy lễ: - Chủ tế: - Bồi tế: - Đội lễ: - Văn tế: - Tiếp nhận và sắp xếplễ do các đơn vị mang đến: Ô. Long. ...	- Văn bản - Đội lễ - Lễ vật - Bàn tiếp nhận lễ - Âm thanh - Trang phục lễ
Từ 11h30 đến 12h00	Lễ thắp hương của con cháu	Mời con cháu Biện tộc khắp mọi vùng miền	Đội lễ chuẩn bị hương, đốt hương, thu dọn hương tàn
Từ 12h00 đến 14h00	Liên hoan	Chương trình liên hoan, giao lưu tiệc rượu giữa con cháu họ Biện các vùng miền và đại biểu. Địa điểm: Khu Đền thờ Biện Hoành Số lượng dự kiến: 500 khách	- Tiệc rượu - Nước uống - Đội lễ tân
Từ 14h00 đến 16h00	Họp Biện tộc (tất cả con cháu Biện tộc)	- Địa điểm: Miếu thờ Quan nghè Biện Hoành - Thành phần: toàn bộ con cháu Biện tộc - Chủ trì: Ô. Biện Minh Điền Thư ký: Ô. Biện Văn Quyền - Nội dung dự kiến: + Báo cáo sơ kết của Hội đồng Biện tộc + Lấy ý kiến về các vấn đề quan trọng khác của Biện tộc	- Hệ thống văn bản báo cáo (Ô. Biện Minh Điền) - Hội trường, âm thanh (anh Hướng) - Nội vụ (Ô. Đồng, Ô. Bình) - Chụp ảnh lưu niệm
Từ 16h00 đến 18h00	- Tham quan hồ Kẻ Gỗ - Chia tay các đoàn	Các đoàn chủ động tổ chức các tour ngắn, hoặc liên hệ BTC đặt tour thăm quan hồ Kẻ Gỗ

 
* Các vấn đề quý vị quan tâm, xin vui lòng liên hệ trực tiếp cho các bộ phận theo các số điện thoại sau:
+ Phụ trách chung: Ô. Điền (ĐT: 0912.583891)
+ Công tác đại biểu: Ô. Long (ĐT: 0982532076); Ô. Thưởng (0912516479), Ô. Công (01685116204)
+ Cơ sở vật chất: Ô. Đồng, Ô. Tôn
+ Hậu cần: Ô. Đồng, Ô. Tôn, Ô. Bình
+ Kinh phí, lễ tiết: Ô. Long: 0982.532.076
+ Lễ tân, âm thanh: Ô. Tịch: 0912.951.264
+ Công tác khác: A. Quyền 0967.783.783  hoặc 0914.482.739, Email: bienquyen@gmail.com, Facebook: https://web.facebook.com/quyen.bien
 
 
   

TT	Nội dung công việc	Thời gian h.thành	Người đảm nhiệm
I. TIỂU BAN NỘI DUNG (Ông Biện Minh Điền phụ trách chung)
1	Lên chương trình		Ông Điền
2	Chuẩn bị nội dung họp Họ sau lễ		Ông Điền
3	Ra Thông báo, lời kêu gọi		Ông Điền
4	Làm việc với địa phương		Ông Điền, Ông Hợi
II. TIỂU BAN TRANG TRÍ, TUYÊN TRUYỀN (Ông Quyền phụ trách chung)
1	Thiết kế mar-ket, băng rôn; điện		Ông Quyền
2	Duyệt mar-ket, băng rôn, kịch bản		Ông Quyền
3	Đặt in, treo		Ông Quyền
4	Treo cờ và thu dọn cờ sau lễ		Ông Hợi Cẩm Mỹ
5	Sắp xếp bàn ghế		Ông Hợi Cẩm Mỹ
6	Hỗ trợ thi công sân khấu, điện		Ông Bình Cẩm Mỹ
7	Thùng công đức tại mộ bà tổ		Ông Chương (Cẩm Vĩnh)
8	Chuẩn bị nơ hoa cài áo		Ông Quyền
9	Lên danh sách khách mời		Ông Điền
10	Viết và đưa giấy mời		Ông Quyền
11	Giao lưu bóng chuyền (mời đội bóng, chuẩn bị áo đấu, liên hệ đội bóng, chọn cầu thủ)		Ông Tịch (0912.951264); Ông Tôn (0915.259033)
12	Chuẩn bị hoa tươi trang trí		Ông Quyền
13	Thuê nhà rạp, âm thanh, loa máy, bàn ghế, chén bát		Ông Quyền, Ông Tịch
14	Thuê chụp ảnh, quay phim		Ông Điền
III. TIỂU BAN KHÁNH TIẾT (Ông Biện Văn Long phụ trách chung)
1	Liên hệ các đoàn (có SĐT, có danh sách)		Ông Long, Ông Điền
2	Đặt phòng (nếu khách ở xa về có nhu cầu)		Ông Thông
3	Đón khách tại Khách sạn Neustar và Cẩm Vĩnh		Ông Công Ông Thông (0989254504)
4	Đón khách Cẩm Mỹ		Ông Hợi
5	Chọn lập đội lễ tân		Ông Long
6	Sắp xếp đại biểu vào lễ		Ông Thưởng, ông Hợi.
7	Bàn đón tiếp, sổ ghi tiền, phòng bì dự phòng, bút, giấy, balo đựng tiền, dây thun		Ông Long
8	Bao quát và quản lý công đức		Ông Long
IV. BAN TẾ LỄ (Ông Hòa phụ trách chung)
	Chuẩn bị văn tế		Ông Hòa, ông Hùng
1	Lập đội tế, tập luyện đội tế		Ông Hòa, ông Hùng
2	Đề xuất lễ vật		Ông Hòa, ông Hùng
3	Chuẩn bị lễ vật		Ông Bình
4	Chuẩn bị trống, chiêng, lễ phục		Ông Hòa
5	Nội dung và các bước tế lễ		Ông Hòa
6	Đội chuyên đốt nến, thu gom nến		Ông Hòa
7	Tiếp nhận và sắp xếp lễ vật		Ông Hòa
8	Chuẩn bị lễ vật tại mộ Tổ Mẫu: Ngũ quả, hương, hoa		Ông Minh
V. TIỂU BAN HẬU CẦN, TIỆC LIÊN HOAN (Ông Đồng Cẩm Mỹ phụ trách chung)
	Lên tiệc & thực thi liên hoan		Ông Đồng, ông Tôn,…
	Tổng hợp dự trù kinh phí		Ông Long
	Tìm nguồn, giải ngân, báo cáo		Hội đồng thường trực
	Các việc khác		Theo đề xuất…

 
                                                                                                                                                                                                    BAN TỔ CHỨC